Vil du vite mer om det å sende en regning? I denne guiden forteller vi deg nøyaktig hva du må vite om hva en regning er, hvordan du setter den opp, om det koster penger, og mye mer. Visste du at både privatpersoner og bedrifter kan sende regninger? Og er du klar over at du både kan lage og sende faktura uten bistand fra en regnskapsfører? Følg våre råd og unngå de vanligste feilene!
Ønsker du hjelp med å sende regninger, kan du klikke deg videre rett nedenfor, så setter vi deg i kontakt med kvalitetssikrede byråer som møter dine behov. Det tar kun ett minutt å komme i gang, og det er helt uforpliktende.
En regning er et dokument som fyller to funksjoner: På den ene siden er et salgsdokument, som fungerer som en bekreftelse på at en vare eller tjeneste har blitt levert, og på den andre siden er det en veileder til mottakeren, som sier noe om hvordan kravet skal betales. Det vil si at regningen, som også ofte kalles for en faktura, er en dokumentasjon på at betalingen skal gjennomføres.
En regning er altså et dokument som sendes til en mottaker, for å kreve inn betaling for en vare eller tjeneste. En tjeneste kan for eksempel være en rådgivende konsulent som fakturerer en bedrift, eller en privatperson som utsteder en regning for å kreve inn husleie.
Både privatpersoner og bedrifter kan altså utstede regning. Med det sagt er det mest vanlig at bedrifter sender regning, enten det er til privatpersoner eller andre bedrifter. Selv om mange privatpersoner også sender faktura, er det litt mer uvanlig. Selv om man ikke driver næringsvirksomhet er det imidlertid klare regler for hva en regning skal inneholde, og hvordan den opprettes. Dette er altså lover og regler som gjelder uansett hvem som er avsender av regningen. Vi kommer tilbake til dette i avsnitt 5, “Lover og regler”.
Siden det er strenge krav til hva en regning skal inneholde og hvordan den skal nummereres, kan du ikke sette deg ned å lage den i Word eller på papir. Med et fakturaprogram får du den bistanden du trenger, og får et automatisk generert fakturanummer i henhold til lovverket. Alt du trenger å gjøre er å fylle inn de detaljene du har, som pris, forfallsdato og kundens kontaktinformasjon. Deretter vil fakturaprogrammet generere en regning som du for eksempel kan laste ned i PDF-format og sende til kunden.
Dagens programvare er i stor grad automatisert og intuitiv, så det er lite sannsynlig at du vil trenge hjelp av en regnskapsfører eller andre fagfolk. Feltene som er obligatoriske å fylle ut vil komme tydelig frem, så alt du trenger å gjøre er å ha den nødvendige informasjonen lett tilgjengelig.
Dersom du skal sende en regning eller to som privatperson, eller du har et enkeltpersonforetak som bare sender et par fakturaer i måneden, vil det absolutt være mest lønnsomt å ta seg av dette selv ved hjelp av et fakturaprogram. Disse vil ofte være gratis. For større bedrifter, som utsteder regninger til ulike kunder flere ganger i uken, kan det være aktuelt å heller benytte seg av en regnskapsfører og et større regnskapssystem. Mer om dette i neste seksjon.
Som nevnt er det mange fakturaprogrammer som lar deg opprette og laste ned et begrenset antall regninger helt gratis. Noen ganger er det snakk om et bestemt antall per år eller per måned, men det finnes også tilbydere som lar deg opprette et ubegrenset antall regninger helt gratis.
Noen av fakturaprogrammene som lar deg opprette og sende faktura gratis:
Systima er et fakturaprogram som lar deg sende et begrenset antall regninger helt gratis. Ulempen er at du ikke støtter EHF-format, i tillegg til at det ikke er mulig å oppgradere til flere funksjoner. For privatpersoner som skal sende regning, eller for små enkeltpersonforetak, så kan dette imidlertid være tilstrekkelig.
Centiga støtter både EHF og PDF, og du kan også her sende et ubegrenset antall regninger helt gratis. I tillegg får du også gratis tilgang enkelte grunnleggende funksjoner som kan hjelpe deg med regnskapsføringen din. Enkelte tjenester ligger bak betalingsmur, blant annet automatisk bokføring og en lønnsmodul.
Conta er gratis å bruke helt til du når 20 regninger. Deretter koster det rundt ti kroner per regning, med mindre du oppgraderer til et betalt abonnement. I Conta kan du også oppgradere til flere funksjoner dersom du får behov for dette etterhvert.
Dette er bare et lite utvalg av de aktørene som finnes på markedet. Sjekk gjerne den dedikerte guiden vår til fakturaprogrammer dersom du vil lese mer om ulike fakturaprogrammer på markedet.
Både bedrifter og privatpersoner kan altså benytte seg av slike gratis fakturaprogrammer, men dersom du har en bedrift vil du sannsynligvis få bruk for flere funksjoner etterhvert. I et fakturaprogram, spesielt de som er gratis, vil du som regel bare kunne opprette regningen og laste den ned som PDF. For flere funksjoner vil du sannsynligvis måtte utvide til en betalt versjon, eller oppgradere til et annet system.
For deg som ønsker å bruke et fullverdig regnskapsprogram, økonomisystem eller regnskapssystem, anbefaler vi en titt på guiden vår til regnskapsprogrammer. Prisene ligger som regel på mellom 100 og 500 kroner i måneden, og i slike programmer vil fakturering være en innebygget funksjon, slik at du enkelt kan sende regning direkte i systemet.
En regnskapsfører kan være et godt alternativ dersom du ikke har tid eller lyst til å opprette og sende fakturaer selv. Det fine er at selv om dette koster penger, er det ikke nødvendigvis slik at du må ansette en regnskapsfører på fast basis. Det er like vanlig å leie inn en regnskapsfører ved behov, til å ta seg av forefallende arbeid.
Du må regne med en timepris på mellom 600 og 1.400 kroner per time. Eventuelt kan du i noen tilfeller også betale per bilag eller basert på hvor mange ansatte du har. I slike tilfeller vil du som regel få en fastpris for et helt år, og startprisen her ligger på rundt 10.000 kroner og oppover. Du kan lese mer i prisguiden vår om hva det koster for regnskapsfører.
Det er tillatt å sende både elektroniske og fysiske regninger, og begge formatene er like gyldige så sant de følger formkravene. Som vi allerede har vært inne på, er det ikke bare å sette seg ned å produsere en regning helt på egen hånd. Du trenger nemlig det som omtales i bokføringsloven som et maskinelt tildelt nummer med en kontrollerbar sekvens.
Det vil si at du enten kan bruke et databasert fakturaprogram som tildeler et fakturanummer automatisk, eller du kan kjøpe ferdig trykte fakturablanketter som allerede har fått et fakturanummer. Valg av program eller fremgangsmåte vil avgjøre hvordan fakturaen vil eller kan sendes til mottakeren.
De ulike formatene er som følger:
En fysisk regning eller brevfaktura er i stor grad i ferd med å fases ut, da det er både dyrt og tidkrevende. For kunden vil papirbasert regning også som regel medføre et gebyr for å dekke kostnadene bedriften har i forbindelse med å opprette og utstede regningen, som nødvendigvis må sendes per post.
En digital regning kan for eksempel være en regning som sendes ut på e-post i PDF-format. Dersom du betaler en regning du fikk på e-post fra Klarna i forbindelse med et nettkjøp, vil dette være en digital regning, og må ikke forveksles med e-faktura.
E-faktura er som regel det foretrukne formatet for bedrifter, da disse sendes direkte til mottakerens fakturasystem dersom det er en annen bedrift, eller direkte inn i banken til mottakeren dersom det er en privatperson. Da kalles det gjerne AvtaleGiro eller eFaktura i nettbanken. Privatpersoner har også anledning til å sende e-faktura dersom det benyttes et fakturaprogram som støtter dette formatet.
Vipps eFaktura er en forholdsvis ny måte å sende og betale regninger på, som raskt har blitt populær. Dette er en enkel, rask og lite ressurskrevende måte å sende regninger på, og stadig flere fakturaprogrammer har integrering med Vipps.
EHF-faktura brukes i all hovedsak av offentlige virksomheter, men slike regninger kan bare sendes til en mottaker med et fakturasystem som støtter dette formatet. I tillegg må vedkommende være registrert i ELMA. Dermed er det ikke anledning til å sende EHF-faktura til privatpersoner.
Det er flere lover og regler som berører denne tematikken, og som regulerer både hva en regning skal inneholde, og hvordan du kan følge den opp dersom betalingen uteblir.
Først og fremst kan vi nevne bokføringsloven, og spesielt bokføringsforskriften, kapittel 5-1 “Dokumentasjon av salg av varer og tjenester”. Her finner du reguleringene som sier hvordan regningen skal se ut, og hva den skal inneholde.
I tillegg er inkassoloven relevant, da denne regulerer hva du kan gjøre med ubetalte krav, i tillegg til forsinkelsesrenteloven, som regulerer hvor høye renter som kan pålegges ubetalte krav.
Her er det først viktig å understreke at det er flere ting du med fordel kan ha med på regningen du sender ut, som ikke nødven gives er lovpålagt. Dette gjelder ting som faller inn under god forretningsskikk eller bokføringsskikk, og gjelder dermed først og fremst for bedrifter. Dette kan for eksempel være informasjon om hva som vil skje dersom regningen betales for sent, eller selgerens utvidede kontaktinformasjon.
Dette skal en regning inneholde:
Som du ser er det ikke et lovpålagt krav at regningen skal inneholde informasjon om hvordan kjøperen betaler kravet, men dette har i aller høyeste grad blitt en norm. Når fikk du sist en regning som ikke inneholdt noe informasjon om hvordan du kunne betale? Det er nemlig i både kjøpers og selgers interesse at denne informasjonen er lett tilgjengelig, slik at kravet kan bli betalt innen forfall.
Privatpersoner som sender ut regninger omfattes ikke av verken bokføringsloven eller regnskapsloven i regnskapsmessig forstand, og trenger dermed ikke å registrere regningen i et regnskap, eller oppbevare den i henhold til lovverket. De må imidlertid følge de samme reglene som næringsdrivende når det kommer til utforming og opprettelse av regninger.
Det er også viktig å huske på at alt du har av inntekt i utgangspunktet er skattepliktig. Når du fakturerer som privatperson, er det ditt eget ansvar å sørge for at denne inntekten blir med på skattemeldingen din. Dersom du glemmer dette kan det få store konsekvenser, da det rett og slett er det samme som å snyte på skatten.
Sist, men ikke minst: Som privatperson skal du også fakturere uten MVA, og du kan ikke fakturere for mer enn 50.000 kroner i året. Dersom du ser at du risikerer å overstige dette beløpet, er det på tide å vurdere om du heller burde starte eget firma, for eksempel et enkeltpersonforetak.
Ønsker du hjelp med å sende regninger, kan du klikke deg videre rett nedenfor, så setter vi deg i kontakt med kvalitetssikrede byråer som møter dine behov. Det tar kun ett minutt å komme i gang, og det er helt uforpliktende.
