Vil du vite mer om EHF-fakturaer? I denne guiden forteller vi deg nøyaktig hva du må vite om EHF-fakturaer og hvordan de skiller seg fra andre typer fakturaer, samt gir deg et innblikk i lover og regler knyttet til fakturering og hva som er viktig å huske på i forbindelse med EHF-fakturaer. Med EHF-formatet kan du spare både tid og penger. Vet du hva en faktura må inneholde? Er du klar over fordelene ved å sende og motta EHF-faktura? Følg våre råd og unngå de vanligste feilene!
Ønsker du hjelp med EHF, kan du klikke deg videre rett nedenfor, så setter vi deg i kontakt med kvalitetssikrede byråer som møter dine behov. Det tar kun ett minutt å komme i gang, og det er helt uforpliktende.
EHF står for Elektronisk Handelsformat og er et format som brukes for elektronisk fakturering. Statlige organisasjoner tar kun imot faktura i EHF-format. Kommuner må i dag også kunne ta imot EHF-faktura, mens stadig flere private bedrifter har gått over til bruk av EHF-format. Det som skiller EHF-fakturaen fra andre typer fakturaer, er at den sendes direkte mellom økonomisystemene til avsender og mottaker. Dette sikrer at fakturaen mottas og leses automatisk og at den når raskt frem. I EU brukes et felleseuropeisk fakturaformat, og EHF er den norske tilpasningen til dette formatet.
For å kunne sende EHF-faktura må du bruke et faktura- eller regnskapsprogram. I programmet fylles fakturaen ut på samme måte som om den skulle blitt sendt på papir eller via e-post. Når fakturaen er fylt ut på vanlig måte, må du velge å sende fakturaen i EHF-format. Mottaker må dessuten være registrert i ELMA-registeret for å kunne motta en EHF-faktura. Når fakturaen sendes i EHF-format, søkes mottakers organisasjonsnummer opp i ELMA-registeret. Alt dette skjer automatisk, slik at du ikke selv trenger å sjekke om mottaker er registrert i ELMA-registeret. Hvis vedkommende ikke er registrert, kan du sende fakturaen i et annet format. Med EHF-faktura slipper du å sjekke om du har fått med riktig postadresse eller e-postadresse. Du registrerer bare kundens organisasjonsnummer i kundelisten din og det er organisasjonsnummeret som er knyttet opp mot ELMA-registeret og som derfor er å anse som kundens adresse i denne sammenheng.
Det er mange fordeler knyttet til det å bruke EHF-faktura. Først og fremst sparer deg brukerne for tid og ekstraarbeid fordi all informasjonen i fakturaen behandles automatisk og blir lagt inn i regnskapsprogrammet. Da slipper man å bruke mange timer på å gjøre denne jobben manuelt. Det er dessuten en miljøvennlig måte å sende og motta fakturaer på fordi man unngår å sende store mengder papir frem og tilbake. Dokumentflyten går mer smidig og effektivt og et eget system med aksesspunkt sørger for at fakturaene ikke forsvinner eller mistes under transport. Med et eget standardformat som EHF er, kan alle aktører sende og motta faktura på samme måte, du kan være helt sikker på at fakturaen når frem til mottaker og at den ikke inneholder feil. Derfor øker du også sjansene for at bedriften din blir betalt i tide.
Som bedrift kan det også være lurt å kreve fakturaer tilsendt i EHF-format fra din leverandører. Bilagsflyten som kommer med dette systemet vil sørge for at regnskapet ditt alltid holdes løpende oppdatert uten at du trenger å bruke mye tid på å gjøre jobben manuelt.
Hvis du nylig har startet opp og fakturering er nytt for deg, vil du kanskje se en del nye begreper. Her gir vi en nærmere forklaring på noen sentrale begreper knyttet til EHF og fakturering generelt.
ELMA-registeret: ELMA står for elektronisk mottakaradresseregister og er det norske registeret over virksomheter som har valgt å motta dokumenter i EHF-format. Registrering i ELMA-registeret lar leverandørene dine å vite at du kan motta EHF-faktura. ELMA er den norske utgaven av den europeiske standarden UBL. Du kan søke opp virksomheter i ELMA-registeret for å sjekke om de kan sende og motta EHF-faktura her.
PEPPOL: PEPPOL står for Pan-European Public Procurement Online og er en EU-organisasjon som organiserer utveksling av elektroniske dokumenter. Når norske myndigheter utviklet EHF-formatet var det basert på standardene utarbeidet av PEPPOL. Direktoratet for forvaltning og IKT var med på å starte PEPPOL og er i dag en viktig aktør i organisasjonen. PEPPOLs nettverk gjør det mulig å knytte sammen meldingsformidlere slik at du kan sende EHF-faktura til en mottaker.
Aksesspunkt: Ek Aksesspunkt er en nesten som et elektronisk postkontor der EHF-fakturaer sendes og mottas på vegne av deg. Aksesspunktet sender fakturaen inn i PEPPOL-nettverket og ut til mottakers aksesspunkt. Aksesspunktet sørger så for å plassere fakturaen i økonomisystemet hos mottaker.
eFaktura: Selv om eFaktura og EHF-faktura ligner på hverandre må ikke disse forveksles. EHF-faktura brukes til å sende og motta faktura for bedrifter og organisasjoner, mens en eFaktura sendes til privatpersoner. Det er likevel likhetstrekk mellom de to. Når man sender eFaktura, dukker den opp i mottakers nettbank, nesten på samme måte som en EHF-faktura dukker opp i mottakers økonomisystem. Mottakeren av eFaktura trenger så bare å godkjenne fakturaen når vedkommende logger inn i nettbanken.
Regnskapsprogram og fakturaprogram: De fleste næringsdrivende bruker et fakturaprogram eller et regnskapsprogram. Mange slike programmer integrerer flere funksjoner slik at du både har mulighet til å sende faktura og føre regnskap. Programmene er som regel tilpasset gjeldende lover og regler knyttet til fakturering slik at du hele tiden kan være trygg på at fakturaen inneholder den informasjonen den skal og at regnskapet føres etter gjeldende krav. Mange slike program gjør det mulig å sende og motta faktura i EHF-format.
Kreditnota: Mange tror at de bare kan slette fakturaen dersom de har sendt en faktura som inneholder feil. Det er imidlertid ikke lov å slette den. I slike tilfeller må man utstede en kreditnota. En kreditnota er på en måte det motsatte av en faktura; i stedet for å angi hvor mye mottaker skylder, vil kreditnotaen spesifisere hvor mye mottaker har til gode. Det flere grunner til at man kan bli nødt til å sende kreditnota. Eksempelvis kan du ha fakturert en kunde for mye slik at det blir nødvendig å sende en kreditnota opp mot fakturaen det var feil på, slik at fakturaen oppheves.
Det stilles ikke krav i lovverket til bruk av EHF-faktura for private bedrifter. Alle statlige organisasjoner må imidlertid kreve faktura i EHF-format. I tillegg må alle kommuner fra og med 1. januar 2015 være i stand til å ta i mot faktura i EHF-format. Selv om bedriften eller enkeltpersonforetaket ditt ikke må bruke EHF-faktura, er det likevel mange fordeler ved denne typen fakturering som kan spare deg for både tid og penger.
Lover og regler regulerer imidlertid innholdet i fakturaen du skal sende. En faktura er å regne som et salgsdokument. I henhold til bokføringsforskriftens § 5-1-1 må salgsdokumentet inneholde følgende:
Bokføringsloven krever dessuten at du oppbevarer fakturaen i en viss tid etter at den er sendt. Det skilles mellom primærdokumentasjon som skal oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt og sekundærdokumentasjon som skal oppbevares i 3,5 år etter avlsutningen av regnskapsåret. Faktura defineres etter loven som primærdokumentasjon. Det innebærer at den må oppbevares i minst 5 år. Fakturaer defineres som primærdokumentasjon fordi den er med på å danne grunnlaget for bokføringen. Sekundærdokumentasjon medfører ikke transaksjoner i regnskapet, men kan eksempelvis være en avtale som salg, tilleggsinformasjon til bokførte bilag eller en ordreseddel.
Hvis du trenger hjelp til fakturering og EHF-fakturaer, kan du i første omgang lene deg på faktura- eller regnskapsprogrammet ditt. Faktura- og regnskapsprogrammer gjør prosessen med å sende faktura svært enkel og sørger for at du holder deg innenfor gjeldende lover og regler. De fleste moderne fakturaprogrammer støtter både EHF-format til bedrifter og eFaktura til privatpersoner. Programmene varierer gjerne noe når det kommer til brukervennlighet, funksjoner og pris, så hvis du opplever at det er vanskelig eller tidkrevende å fakturere i programmet du allerede bruker, kan det lønne seg å prøve et annet. Mange programmer i dag er tilpasset nybegynnere, slik at det skal være enkelt å forstå de ulike funksjonene og hvordan programmet fungerer. Noen av de mest populære programmene er, blant andre, Conta, Visma og Centiga, men her har du mange å velge mellom. Mange lar deg også bruke programmet gratis i en prøveperiode, slik at du kan teste ut de ulike funksjonene før du bestemmer deg.
Prisen for bruk av faktura- og regnskapsprogram varierer, men ligger vanligvis et sted mellom 100 og 300 kroner i måneden. De avhenger dessuten av typen abonnement du velger. De rimeligste abonnementene gir deg som regel tilgang til de mest grunnleggende funksjonene, som å sende faktura, mens du ofte får tilgang til flere nyttige funksjoner hvis du betaler litt mer. Dette kan for eksempel være knyttet til innsending av opplysningspliktig informasjon til myndighetene, som MVA-meldinger og næringsoppgave. Det er heller ikke uvanlig at programmene kommer med utfyllende guider og chat-support, som kan benyttes hvis du trenger hjelp til fakturering eller regnskap.
Et annet alternativ er å bruke en regnskapsfører. En regnskapsfører kan ansettes internt i bedriften, og da er det vanlig at alt arbeid som har med fakturering og regnskap å gjøre, overlates til regnskapsfører, slik at du kan konsentrere deg om bedriftens kjerneoppgaver. Hvorvidt man trenger en egen regnskapsfører ansatt i bedriften, avhenger ofte av størrelsen på bedriften og omfanget av arbeid knyttet til fakturering og regnskap. Det er selvsagt også mulig å bruke en regnskapsfører fra et eksternt regnskapsfirma. I slike tilfeller er det vanlig å fordele oppgavene mellom eksterne og interne ressurser på en hensiktsmessig måte. Regnskapsføreren kan ta seg av de oppgavene du ikke er komfortabel med, mens du gjør det du selv ønsker eller har tid til.
Fakturering og regnskap kan oppleves komplisert i starten og det er mye som er viktig å huske på. Ved å sende og motta EHF-faktura blir det hele imidlertid enklere både for deg, kundene dine og leverandørene dine. Her skal vi se nærmere på ting som er viktig å huske på i forbindelse med fakturering i EHF-format.
Hvis du ikke har gått over til fakturering i EHF-format enda, bør du vurdere å gjøre det. Dette formatet bidrar til at du slipper å bruke så mye tid på fakturering og føring av regnskap, da prosessen i stor grad blir automatisert. Dermed kan du bruke mer tid på bedriftens eller foretakets kjerneoppgaver. I tillegg er EHF-formatet sikkert i den forstand at fakturaene ikke blir borte med posten eller ender opp i spamfilteret på mailen til mottaker.
For at du skal kunne sende EHF-faktura må mottaker ha registrert seg i ELMA-registeret. Vedkommende kan kun motta EHF-faktura hvis de er registrert i dette registeret. Når du skal sende fakturaen må du huske å skrive inn riktig organisasjonsnummer slik at kunden kan identifiseres i registeret. Enten kan du søke opp kunden i registeret eller så kan du ta kontakt med kunden og be dem oppgi rett organisasjonsnummer. I statlige og kommunale organisasjoner opererer de ofte med flere organisasjonsnummer. Derfor er det viktig at du dobbeltsjekker og sørger for at du har riktig nummer, slik at fakturaen kommer frem til rett mottaker.
For å sende og motta EHF-faktura må du finne et regnskapsprogram som legger til rette for dette. I tillegg er det viktig at du bruker et regnskapsprogram som du opplever brukervennlig og som har funksjoner du forstår deg på. Hvis du ikke tidligere har erfaring med fakturering og regnskap, er det gjerne viktig at det brukes ord og uttrykk som er lett forståelige og det er gjerne en fordel hvis regnskapsprogrammet tilbyr guider som gjør det enklere å forstå de ulike funksjonene. Hvis du er usikker på hvilket program du ønsker å bruke, kan du spørre venner eller bekjente om hvilke program de bruker, hva som er bra med programmet og hva som eventuelt kunne vært bedre. Du kan også søke opp anmeldelser på nett eller prøve ut et lite utvalg av programmer i en gratis prøveperiode. Se også om det er store variasjoner i pris mellom de ulike programmene og hvordan prisen står i forhold til funksjonene og brukervennligheten som tilbys.
Ønsker du hjelp med EHF, kan du klikke deg videre rett nedenfor, så setter vi deg i kontakt med kvalitetssikrede byråer som møter dine behov. Det tar kun ett minutt å komme i gang, og det er helt uforpliktende.
