Vil du vite mer om fakturaer? I denne guiden forteller vi deg nøyaktig hva du må vite om fakturaer og fakturering, hva en faktura må inneholde, hvordan du går frem for å sende fakturaer, hvilke lover og regler som gjelder, hva som er viktig å huske på, og mye mer. Gode rutiner for fakturering kan spare bedriften din for mange penger. Men visste du at fakturanummeret må være maskinelt tildelt? Og er du klar over hva du skal gjøre hvis du sender ut en faktura som inneholder feil? Følg våre råd og unngå de vanligste feilene!
Ønsker du hjelp med faktura, kan du klikke deg videre rett nedenfor, så setter vi deg i kontakt med kvalitetssikrede byråer som møter dine behov. Det tar kun ett minutt å komme i gang, og det er helt uforpliktende.
Hvis du nylig har startet opp en egen bedrift eller et enkeltpersonforetak, skal du sannsynligvis i gang med å fakturere kunder. En faktura er et betalingskrav som dokumenterer kjøp og salg av varer eller tjenester mellom to parter, der betalingsinformasjon, pris, mengde og annen relevant informasjon skal fremgå. Fakturaen skal beskrive hva som har blitt solgt og hvor mye kunden skylder. Som de fleste regninger utstedes en faktura fra leverandør til en kunde for noe kunden allerede har mottatt. Men fakturaer, i motsetning til for eksempel en restaurantregning, trenger ikke å betales umiddelbart etter at tjenesten eller varen er levert. Fakturaer brukes ofte som kontobaserte transaksjoner mellom leverandører og selgere som regelmessig jobber med hverandre.
Det stilles imidlertid en rekke krav til fakturaens innhold. Kravene er å finne i bokføringsforskriften, der fakturaen beskrives som et salgsdokument.
Fakturaen skal inneholde:
Hvis man driver egen bedrift eller et enkeltpersonforetak, er det viktig å skape gode rutiner for fakturering fra dag én. Hvis du slurver med faktureringen ved å sende ut faktura for sent eller du ikke følger opp fakturaer som ikke blir betalt, kan det føre til at du taper penger, at du oppfattes som useriøs av kunder, eller at det skaper irritasjon og forvirring for kunder som trenger betalingsinformasjon. Med en regnskapsfører eller et godt regnskapsprogram, har du et godt utgangspunkt.
Fakturering kan i starten oppleves forvirrende for mange. Man støter gjerne på nye begreper som høres helt ukjente ut, og man skal sette seg inn i bruken av faktura- og regnskapsprogrammer. Her skal vi se nærmere på noen sentrale begreper knyttet til fakturering, og vi nevner dessuten noen ulike måter du kan fakturere på samt ulike betalingsformer for privatpersoner:
EHF-faktura: EHF står for Elektronisk Handelsformat og er det nye standardformatet som skal brukes når man skal fakturere statlige virksomheter eller kommuner. For statlige virksomheter har det vært et krav å bruke dette formatet siden 2012, mens det fra 2015 også ble gjeldende for fakturering til kommuner. Formålet med EHF-faktura er å skape en felles standard som gjør fakturering og annen samhandling mellom kjøper og selger enklere, billigere, raskere og mer miljøvennlig. EHF-faktura kan kun sendes til bedrifter og statlige virksomheter, men bedriftene må ha sagt ja til å motta denne typen faktura. Når det sendes EHF-faktura, dukker den automatisk opp i bedriftens regnskap.
eFaktura: Mange forveksler eFaktura med EHF-faktura, men eFaktura er en annen form for elektronisk faktura. Hovedforskjellen er at en eFaktura sendes til privatpersoner i stedet for bedrifter. eFakturaen dukker automatisk opp i nettbanken til den som mottar faktura og den må godkjennes før beløpet belastes.
Klarna: Et nytt tilskudd til fakturering er tjenester som Klarna, som samler opp flere ulike betalinger og lar deg betale dem under ett, som en samlet månedsfaktura. Den gir deg også flere betalingsmuligheter; du kan betale med en gang, betale senere, eller dele opp regningen i flere avdrag. Flere nettbutikker tilbyr nå betaling med Klarna, slik at du kan motta og vurdere om du vil beholde det du har kjøpt, og eventuelt returnere det, før du faktisk betaler for det. I kassen velger du alternativet om å betale med Klarna. Du kan også handle via Klarnas app. For å benytte Klarna må du laste ned appen til selskapet, som samler opp fakturaene du har betalt med tjenesten deres. Når pakken(e) er på vei, begynner en 30-dagers betalingsperiode å løpe. På den måten kan du for eksempel prøve det du kjøper, før du faktisk betaler.
Kreditnota: Hvis du har sendt en faktura som inneholder feil og du blir nødt til å kansellere den, må du utstede en kreditnota. Dette vil oppheve en faktura. Typiske feil som krever utsteding av kreditnota kan være feil pris, feil adresse, du har fakturert for mange varer, trykkfeil eller andre feil. Hvis du fakturerer en kunde 5.000 kroner, og senere innser at du bare skulle fakturert 3.000 kroner, kan du ikke bare slette fakturaen. Du må i stedet sende en kreditnota mot fakturaen det var feil på. En kreditnota ligner på en faktura, men det vil typisk stå hvor mye en har til gode, i stedet for hvor mye en skal betale. Med de fleste faktura- og regnskapsprogram er det enkelt å sende kreditnota.
Merverdiavgift: Når virksomheten din når en omsetning som overstiger 50.000 kroner i løpet av et år, må du registrere virksomheten i Merverdiavgiftsregisteret. Dette er en avgift vi betaler når vi kjøper varer eller tjenester. Du må selv kreve avgiften inn på vegne av staten ved å legge til en viss prosent (25% på de fleste varer og tjenester) på prisen. Når du har registrert virksomheten i merverdiavgiftsregisteret, må du levere inn MVA-meldinger til skatteetaten slik at avgiften kan beregnes. Med de fleste faktura- og regnskapsprogram blir MVA-satsen automatisk lagt til når du lager en faktura.
Fakturaprogram og regnskapsprogram: Fakturaprogram og regnskapsprogram er ikke det samme, selv om mange programmer har begge deler integrert i ett og samme program. Med et fakturaprogram vil fakturaen ha et format som gjør det enkelt for deg å fylle ut nødvendige detaljer som pris, varer, forfallsdato og lignende. Fakturaprogrammene har gjerne lagt til rette for å enkel utsending i form av EHF eller eFaktura og fakturaen skal oppfylle kravene som følger av bokføringsloven. Et regnskapsprogram gir bedriften oversikt over inntekter, utgifter, eiendeler og gjeld. Dette er nyttig når du skal beregne skatt og merverdiavgift. Bedriften din er kun regnskapspliktig hvis den tjener mer enn 50.000 kroner i året.
Det stilles flere krav i lov og forskrift knyttet til fakturering. Særlig viktig er det at fakturaen inneholder all informasjon som kreves etter bokføringsforskriftens § 5-1-1. Fakturaen skal minst inneholde et fakturanummer, fakturadato, angivelse av begge parter, informasjon om den solgte varen eller tjenesten og omfang, pris, forfallsdato og eventuell merverdiavgift. Merverdiavgiften må dessuten spesifiseres.
Når det gjelder fakturanummeret, skal det ifølge bokføringsforskriftens § 5-1-3 første ledd enten være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller være tildelt maskinelt. Dette for å kunne etterprøves på en enkel måte. De aller fleste velger maskinelt tildelte nummer, både fordi det er enklere og billigere enn å bruke trykte blanketter fra et trykkeri.
Tidligere var det ikke lov å tilbakedatere fakturaer. Men dette ble mulig fra og med 2014, men innenfor visse grenser. Disse grensene finner vi i bokføringsforskriften § 5-1-3 tredje ledd, som sier at du kan bruke siste dato i forrige måned dersom fakturaen utstedes i løpet av de femten første virkedagene i inneværende måned. Dette forutsetter imidlertid at varen eller tjenesten faktisk ble levert innen fakturadatoen som settes.
Hvis du sender ut en faktura som inneholder feil, er det nærliggende å tenke at fakturaen må endres eller slettes. Det er imidlertid ikke lov å endre eller slette en faktura som allerede er sendt ut. I slike tilfeller må man sende en kreditnota. Dette er egentlig en motsatt faktura og reverserer kravet du opprinnelig fremsatte i fakturaen som inneholdt feil. Denne kreditnotaen skal ifølge bokføringsforskriftens § 5-2-7 sendes med den nye fakturaen som inneholder korrekt informasjon.
Hvis du skal sende faktura, er det viktig å være oppmerksom på oppbevaringsplikten. Bokføringsloven skiller mellom primærdokumentasjon som skal oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt, og sekundærdokumentasjon som skal oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt. Faktura er etter bokføringslovens § 13 å regne som primærdokumentasjon og må derfor oppbevares i 5 år. Generelt er primærdokumentasjon den dokumentasjonen som danner grunnlaget for bokføringen, mens sekundærdokumentasjon vanligvis er tilleggsdokumentasjon som ikke medfører direkte transaksjoner i regnskapet.
Aller først må du finne ut om du vil bruke en mal med forhåndstrykte blanketter eller et fakturaprogram. Nå til dags er det svært sjeldent at det benyttes forhåndstrykte blanketter, da fakturaprogrammer er enklere og rimeligere å bruke. Et fakturaprogram sørger for at du ikke kan endre fakturaen i ettertid og at fakturaen inneholder ellers alt av lovpålagt informasjon.
Du har mange fakturaprogrammer å velge mellom og det kan lønne seg å prøve ut noen av disse før du velger et å bruke. Når du bruker slike program, er det meste allerede ordnet for deg. Du trenger bare å fylle ut feltene i den opprettede fakturaen. Feltene fremgår av fakturaen, men inkluderer som regel informasjon om mottaker, forfallsdato, beskrivelse av varen eller tjenesten, omfang og betalingsinformasjon. Det er viktig at du gir en god beskrivelse av varen eller tjenesten du selger. Deretter velger du hvordan fakturaen skal sendes. Til bedrifter kan du sende fakturaen som en EHF-faktura, forutsatt at bedriften godtar det. Til privatpersoner kan det være aktuelt å sende den som en eFaktura. Noen velger også å ta et fakturagebyr. Det kan for eksempel være aktuelt hvis kunden ønsker fakturaen tilsendt med posten. Dette skal imidlertid avtales på forhånd.
Hvis du ikke mottar betaling innen forfallsdato, kan du sende en purring. Du må imidlertid vente minst 14 dager etter forfallsdato før du kan ta et purregebyr eller sende inkassovarsel. Du kan ikke kreve flere enn to purregebyr (inkludert et eventuelt inkassovarsel). Gebyret kan heller ikke overstige 105 kroner. Via mange fakturaprogrammer er det mulig å enkelt sende til inkasso ved hjelp av fakturaprogrammets samarbeidspartnere.
Kunden kan bestride en faktura ved å sende en skriftlig klage. I slike tilfeller er det ikke mulig å sende fakturaen direkte til inkasso. Du må da sende et skriftlig svar og ta vare på all dokumentasjon. Hører du ikke noe fra kunden etter dette, kan du sende inkassovarsel på vanlig måte. Dersom kunden svarer, men fortsatt bestrider kravet, kan du velge å ta saken inn for forliksrådet i kundens hjemkommune.
Hvis man bruker et fakturaprogram, er det ikke særlig vanskelig å sende faktura selv. Dette klarer de fleste uten å benytte seg av profesjonell hjelp utover selve programmet og programtilbyderens support-tjeneste. Noen av de mest populære fakturaprogrammene er Conta, Visma og Debet. Det lønner seg likevel å sjekke ut flere programmer før du bestemmer deg. Programmene kan variere i brukervennlighet og funksjonalitet. Det er viktig at du finner et program som du selv opplever enkelt å bruke. Mange fakturaprogrammer tilbyr også en gratis prøveperiode. Når du skal velge fakturaprogram, bør du vurdere dem i henhold til kvalitet, brukervennlighet, hvilke funksjoner programmet tilbyr og hvilke funksjoner du har bruk for. I tillegg kan pris være en viktig faktor for mange. Som regel kan du velge mellom ulike pakker med forskjellige funksjoner. Ved å benytte deg av en gratis prøveperiode, blir det enklere å finne ut hvilket abonnement som passer for deg. Om du i ettertid finner ut at du trenger flere funksjoner, er det som regel enkelt å oppgradere. Du kan også søke opp anmeldelser på nett eller spørre venner og bekjente som har erfaring med bruk av konkrete fakturaprogrammer.
Etterhvert som bedriften vokser, kan det være lurt å bruke en regnskapsfører slik at du kan bruke mer av tiden din på kjerneoppgavene i bedriften og mindre tid på regnskap og fakturering. Noen velger å ansette en egen regnskapsfører internt i bedriften. I slike tilfeller er det vanlig at regnskapsfører tar seg av alt som har å gjøre med regnskap og fakturering. For andre kan det være mer aktuelt å bruke en regnskapsfører hos et eksternt regnskapsbyrå. Da er det enklere å overlate konkrete oppgaver til regnskapsfører og selv ta deg av det du ønsker å gjøre selv.
Gode rutiner for fakturering sørger for at du blir betalt i tide og holder orden i regnskapet. Avslutningsvis går vi gjennom ting som er viktig å huske på i forbindelse med fakturering.
Som vi har sett i denne artikkelen, stilles det flere krav til fakturaens innhold. Det meste tas hånd om av fakturaprogrammet, men du må også være oppmerksom selv. Særlig viktig er det å gi en detaljert beskrivelse av tjenesten eller varen du har solgt. Dette er ifølge Skatteetaten en typisk mangel på fakturaer som sendes av bedrifter i Norge. Det er heller ikke uvanlig å glemme å gi en god angivelse av partene, slik at kjøper kan identifiseres eller å ta med organisasjonsnummer og "MVA" etter organisasjonsnummeret.
Hvis du skal fakturere til utlandet, bør du fakturere i norske kroner. I slike tilfeller kan du avtale pris i norske kroner på forhånd med kunden, inkludert vekslingskurs. På den måten unngår du å tape penger på valutaendringer. Det bør også avtales hvem som skal betale bankgebyr.
Det er lurt å sende ut faktura så fort du har levert varen eller tjenesten du selger. Hvis du ikke blir betalt innen forfallsdato, kan du sende en vennlig påminnelse noen dager etter. Det kan godt være kunden bare har glemt å betale. Med god dialog kommer du ofte langt, men hvis det ikke fungerer, bør du følge opp med purringer og eventuelt inkassovarsel. Det lønner seg imidlertid alltid å prøve med dialog først.
Ønsker du hjelp med faktura, kan du klikke deg videre rett nedenfor, så setter vi deg i kontakt med kvalitetssikrede byråer som møter dine behov. Det tar kun ett minutt å komme i gang, og det er helt uforpliktende.
Sammenlign priser fra ulike regnskapsbyrå på tjenestene du trenger
Gjør smarte regnskapsvalg