Vil du vite mer om samordnet registermelding? I denne guiden forteller vi deg nøyaktig hva du må vite om hva en samordnet registermelding er, hvorfor den er viktig for deg som skal drive virksomhet eller frivillig organisasjon, og mye mer. Visste du for eksempel at en forening kan få Grasrotmidler fra Norsk Tipping, og at veien dit går via Samordnet registermelding? Følg våre råd og unngå de vanligste feilene!
Ønsker du hjelp med samordnet registermelding, kan du klikke deg videre rett nedenfor, så setter vi deg i kontakt med kvalitetssikrede byråer som møter dine behov. Det tar kun ett minutt å komme i gang, og det er helt uforpliktende.
Samordnet registermelding er det nasjonale standardskjemaet for informasjon som skal meldes inn til sentrale registermyndigheter. Skjemaet brukes for å sende opplysninger til Enhetsregisteret, Foretaksregisteret, Frivillighetsregisteret, NAVs Aa-register, Virksomhets- og foretaksregisteret hos SSB, Stiftelsesregisteret og Skattedirektoratets register over upersonlige skattytere. Samordnet registermelding er altså et felles skjema for informasjon til sju ulike offentlige registre.
Hvis du for eksempel skal opprette en virksomhet, enten det er en forening, et enkeltpersonforetak eller et AS, gjør du det ved å fylle ut Samordnet registermelding. Du kan også bruke denne tjenesten hvis du skal melde fra om adresseendringer, nye styremedlemmer, endringer av navn eller telefonnummer eller innrapportere andre forhold som angår en allerede registrert virksomhet, for eksempel hvis den har fått ny revisor, eller ved kapitalendringer, fusjon og fisjon. Meldingen ender da opp i Enhetsregisteret – underlagt det sentrale Brønnøysundregisteret – som vil tildele virksomheten et organisasjonsnummer. Virksomhet brukes i Samordnet registermelding som et samlebegrep der også ikke-kommersielle organisasjoner, som lag og foreninger, inngår.
Selv om Samordnet registermelding er et slags «universalskjema», er det enkelte ting skjemaet ikke kan brukes til. Mest aktuelt for næringsdrivende er det at alle former for mva-meldinger, for eksempel det å registrere foretaket sitt i mva-registeret, i stedet gjøres gjennom Skatteetatens elektroniske løsning.
Som vi har sett så langt, er Samordnet registermelding en slags felles portal til flere offentlige registre. Det kan være lurt å ha en viss oversikt over hvilke begreper som gjerne dukker opp i forbindelse med bruk av skjemaet. Vi har sett nærmere på noen av de vanligste for å hjelpe deg litt på vei:
Registrering
En registrering innebærer i denne sammenhengen at du opplyser om og melder inn opprettelsen av en juridisk enhet som skal ha formell eksistens. Hvis enheten er et foretak, må det ha et organisasjonsnummer for å kunne drive innenfor loven. Det tildeles ved at du registrerer foretaket i Enhetsregisteret, og det gjøres altså gjennom Samordnet registermelding.
Hvis det dreier seg om en ikke-kommersiell organisasjon, for eksempel innen frivillighet, er man ikke lovpålagt å registrere seg på samme måte – men det kan medføre fordeler å gjøre det. I lovverket rundt registrering av virksomheter, skilles det derfor mellom registreringsplikt og registreringsberettigelse.
Virksomhet
Det er lett å tenke at dette er et selvforklarende begrep, som vi stadig kommer over i dagligtalen. Men, som med alt annet i det offentlige, det finnes en juridisk definisjon på hva en virksomhet er. Den lyder: “En juridisk person eller organisasjon som produserer varer eller tjenester.” Kort og godt. Denne formuleringen dekker alt, helt fra de minste enkeltpersonforetakene, via pølsekiosken på hjørnet og opp til enorme bedrifter som Telenor.
Signering
Et helt avgjørende begrep i forbindelse med elektronisk innsending av dokumenter. På samme måte som en signatur på penn og papir er signering i Altinn en siste bekreftelse på at du står inne for og “aktiverer” det du sender inn. Hvordan dette gjøres rent praktisk kan du lese mer om i avsnittet om innsending av Samordnet registermelding.
Samordnet registermelding har utspring i den såkalte loven om Enhetsregisteret fra 1995, samt selve Enhetsregisteret, som er en del av Brønnøysundregistrene. Denne loven skal fremme “effektiv utnyttelse og samordning av offentlige opplysninger” (hentet fra §1) om registreringsenheter gjennom regulert drift av et landsdekkende enhetsregister. Selv om det ikke hefter noen lover og regler ved skjemaet i seg selv, fungerer det, som vi har sett, som en slags portal til en rekke instanser som naturlig nok omfattes av lover og regelverk. Hovedvekten av lovtekstene tar for seg forhold ved registreringer og endringer av næringsvirksomheter.
Lov om registrering av foretak
Denne loven regulerer hvordan og på hvilken måte et foretak skal registreres. Loven er omfattende, men vi kan for eksempel se hva den konkret sier om hvem som er pliktige til å registrere seg:
Her kan det være særlig viktig å merke seg at plikten også gjelder foreninger og frivillighet – men bare hvis disse skal drive næringsvirksomhet, det vil si noen form for handel eller fortjeneste.
Utenlandske foretak som driver næringsvirksomhet i Norge eller på norsk kontinentalsokkel, må også registrere seg i Foretaksregisteret, mens de som ikke driver næringsvirksomhet og kun trenger et organisasjonsnummer, kan nøye seg med Enhetsregisteret. Hvilke opplysninger slike foretak (også kjent som NUF) må oppgi, står angitt i selve loven.
Loven regulerer også hva slags informasjon en registrering av virksomhet må inneholde. Her er det store variasjoner; registrering av et enkeltpersonforetak er naturlig nok en betydelig enklere prosess enn registrering av et aksjeselskap.
Hvis vi skal bruke et enkeltpersonforetak (ENK) som eksempel, sier loven at dette må være med i registreringen:
For et enkeltpersonforetak er det med andre ord bare krav om helt grunnleggende opplysninger.
Når det gjelder stiftelse av mer omfattende virksomhetsformer er det krav om flere opplysninger. Dette er registreringskravene for et aksjeselskap (AS):
Du finner Samordnet registermelding ved å logge deg inn på Altinn. Som vi har sett i denne saken: Samordnet registermelding er utgangspunktet for å melde inn opplysninger til en rekke ulike instanser. Når du åpner skjemaet vil du trinnvis kunne klikke deg gjennom de valgene som er relevant for akkurat det du skal melde inn, enten det er en adresseendring eller en kapitalutvidelse i et stort selskap.
Hvis du skal registrere en ny virksomhet, må du blant annet oppgi hvem som skal være daglig leder. For AS må det også oppgis hvem som sitter i virksomhetens styre. Her er det avgjørende å være nøyaktig. Du må for eksempel angi fullstendig personnummer for hver rolle i virksomheten. Også hvis du selv skal være daglig leder må du registrere deg selv ved bruk av personnummer. Alle navn må også oppgis nøyaktig, og samsvarende med opplysningene i Folkeregisteret.
Når du er ferdig med å fylle ut skjemaet – du vil finne gode veiledninger for hver post, og Altinn vil sende deg en melding hvis du for eksempel har glemt å sende inn et vedlegg – er det tid for elektronisk signering. Med det bekrefter du at alle opplysninger er riktige og sannferdige. Samordnet registermelding må alltid signeres av minst én person, og det behøver ikke være den som har fylt ut skjemaet og er eier av virksomheten. Du kan lese mer om signering på Brønnøysundregistrenes sider, og i avsnittet under.
Samordnet registermelding brukes også for å opplyse om endringer i en virksomhet.
Hva menes med endringer? Her er noen typiske eksempler:
Her blir Samordnet registermeldings praktiske verdi tydelig; adresseendring, bytte av telefonnumre og endring av formål vil gå videre til Brønnøysundregistrene, mens for eksempel nye stillinger eller eierforhold vil gå til NAVs Aa-register og/eller Skatteetaten. Som innsender behøver du bare forholde deg til Samordnet registermelding, og systemet vil sørge for at informasjonen når riktig instans.
For at informasjonen du sender inn gjennom Samordnet registermelding faktisk skal nå frem til mottager og anses som levert, må du signere. Her er det ikke noe hokus-pokus: du behøver ikke skrive ut dokumentene og underskrive dem fysisk.
Etter utfylling av skjemaet kommer du til en knapp hvor det står Videre til signering. Når du klikker på den, går det en melding til innboksen din i Altinn. Denne meldingen forteller deg at et dokument venter på din signatur, og inneholder en link til selve signeringen. Grunnen til at knappen Videre til signering på siste side av Samordnet registermelding ikke automatisk gjør at du signerer, men har et ekstra trinn via innboksen i Altinn, er at det kan være én person som fyller ut skjemaet, og en annen som skal signere på dem. Et godt eksempel på dette er hvis du har en regnskapsfører som tar seg av skjemaene knyttet til virksomheten din. Regnskapsføreren gjør alt klart og trykker Videre til signering. Som innehaver er det gjerne du som har ansvar for å signere, og meldingen går dermed til din innboks.
Det er ikke vanlig å måtte be om profesjonell hjelp til å håndtere en Samordnet registermelding i seg selv. Unntaket er gjerne der man allerede har en regnskapsfører med fullmakt til å håndtere disse tingene på vegne av seg. Grunnen til at mange velger å gjøre det slik, er at en regnskapsfører gjerne tar seg av næringsoppgave for kunden. Da er den mest smidige løsningen også at regnskapsføreren logger seg inn i Altinn som bruker på vegne av kunden, og en regnskapsfører er derfor ofte svært godt kjent med skjemaene og hvordan de skal håndteres. Det kan ikke minst være til stor hjelp hvis en selv ikke har oversikt over alle instansene som kan motta Samordnet registermelding.
Du finner Samordnet registermelding via Altinn, og skjemaet er ganske selvforklarende. Vi har sett at Frivillighetsregisteret er én av instansene som mottar informasjon gjennom Samordnet registermelding. Det er altså ikke bare et skjema for næringsvirksomheter.
Et eksempel: Anne ønsker å opprette en organisasjon for frivillige som vil samle plastsøppel i skjærgården. Hun har ingen plikt til å registrere organisasjonen sin i Frivillighetsregisteret, men det er flere fordeler ved å gjøre dette, som for eksempel muligheten for å bli Grasrotmottager for Lotto- og tippemidler. Anne logger seg dermed inn i Altinn, velger skjemaet Samordnet registermelding og Registrere en ny virksomhet. Når hun har gjort det, kommer hun til en liste med mer spesifikke valg, der Forening/lag er ett. Derfra vil lignende flervalg guide Anne gjennom utfyllingen av skjemaet.
Det er lov å trene litt på bruk av offentlige skjemaer. Samordnet registermelding er intet unntak; søk på nett, og finn et blankt skjema i form av et bilde som viser hvordan skjemaet ser ut. Det er også fullt mulig å rett og slett logge seg inn på Altinn, finne Samordnet registermelding og “simulere” en utfylling ved å klikke deg gjennom. Da er det selvfølgelig viktig at du ikke lar deg rive med, men husker å avbryte før du kommer til signering og innsending! Du kan avbryte når som helst og bare lukke nettleseren. Ingenting blir lagret i skjemaet når du bare er “turist” på denne måten. Husk også at det er fullt mulig, og ikke minst sterkt anbefalt, å kontakte Altinn, Skatteetaten eller Brønnøysundregistrene hvis du er i tvil om noe!
Ønsker du hjelp med samordnet registermelding, kan du klikke deg videre rett nedenfor, så setter vi deg i kontakt med kvalitetssikrede byråer som møter dine behov. Det tar kun ett minutt å komme i gang, og det er helt uforpliktende.
