Vil du vite mer om ulike typer kassesystem? I denne guiden forteller vi deg nøyaktig hva du må vite om hva det er, hva det brukes til, hvilke tilbud som finnes der ute, og mye mer. Visste du at et kassasystem må godkjennes av Skatteetaten for å være lovlig å bruke? Er du klar over hva som er forskjellen på et mobilt og et stasjonært kassasystem? Følg våre råd og unngå de vanligste feilene!
Ønsker du pristilbud på kassesystem, kan du klikke deg videre rett nedenfor, så setter vi deg i kontakt med kvalitetssikrede byråer som møter dine behov. Det tar kun ett minutt å komme i gang, og det er helt uforpliktende.
Hensikten med et kassesystem er først og fremst å registrere innbetalinger og utbetalinger for næringsdrivende som driver salgsvirksomhet med kontantsalg. Det vil si salg som gjøres opp umiddelbart på stedet, enten ved bruk av mobil, kontanter eller betalingskort. Det finnes flere slike systemer med ulik grad av funksjoner og kompleksitet, og de nye digitale kassesystemene har en rekke muligheter som ikke var mulig for bare noen få år siden.
Tidligere bestod et kassesystem av en faktisk kasse med knapper, og en god del av disse er fortsatt i drift. Det blir imidlertid mer og mer utbredt med digitale kassesystemer som bare krever en maskin for å kjøre appen og en betalingsterminal. I de fleste etablerte butikker benytter de seg dermed av en datamaskin med berøringsskjerm. For mindre bedrifter er det også vanlig å bruke mobiltelefon eller iPad for å kjøre kassesystemet.
Det er primært to lover med forskrifter som regulerer bruk og krav til kassesystemer i Norge:
For det første vil Lov om krav til kassasystem (kassasystemloven) og Forskrift om krav til kassasystem (kassasystemforskrifta) beskrive kravene til utforming og funksjonalitet. Kassasystemloven retter seg dermed mot både leverandørene av programvare og maskinvare, og de næringsdrivende som benytter seg av disse.
For det andre vil Lov om bokføring (bokføringsloven) og Forskrift om bokføring stille krav til dokumentasjon av kontantsalg, altså salg som gjøres opp der og da. Alle kontantsalg skal dokumenteres fortløpende, og man skal kunne tilby kunden kvittering for hvert salg.
Lovverket endrer seg stadig, og som næringsdrivende er du ansvarlig for å holde deg oppdatert på disse endringene. En av de viktigste lovendringene den siste tiden for næringsdrivende er knyttet til obligatorisk SAF-T-rapportering fra 1. januar 2020.
Lovendringen innebærer at alle bokføringspliktige virksomheter skal kunne utlevere regnskapsdata til skattemyndighetene i standardformatet SAF-T. Det er derfor viktig at det regnskapssystemet du velger å bruke i virksomheten din kan generere filer i SAF-T-format. For å lese mer om SAF-T kan du besøke Skatteetaten.
Det er flere ting som vil kunne påvirke prisen på kassesystemet du trenger, og det er ikke mulig å gi en generell fastpris på en såpass dynamisk tjeneste. Det som er viktig å huske på er at et kassesystem består av både programvare og maskinvare, men du trenger ikke nødvendigvis å kjøpe alt fra samme leverandør. Programvaren er som regel ikke avhengig av en bestemt type maskinvare, men kan tilpasses flere ulike plattformer da det meste foregår online.
For enkelte små og mellomstore bedrifter kan det holde med et enkelt, skybasert kassasystem som lastes ned som en app på nettbrett eller mobil. Dette koster fra 250 kroner i måneden og oppover, avhengig av bransje og hvilke funksjoner du trenger.
Mange små og mellomstore bedrifter har imidlertid behov for flere funksjoner og mer komplisert programvare. Det gjelder kanskje spesielt for bedrifter med opp mot 100 ansatte, svært mange varelinjer eller med mange transaksjoner. Her kan programvaren alene koste fra 5.000 kroner og oppover, avhengig av hvilke funksjoner du vil ha. I tillegg må du regne med å betale årlige eller månedlige beløp for lisens og service, dette koster som regel minimum et par tusen kroner i året.
En stor virksomhet vil trenge flere kassaapparater, betalingsterminaler og annet utstyr for å håndtere et større antall kunder på en gang.
Det er flere steder der du kan kjøpe pakkeløsninger som inneholder det mest brukte utstyret innenfor ulike bransjer. Disse koster som regel mellom 3.000 og 10.000 kroner.
I tillegg kan du kjøpe enkeltstående maskinvare:
Kortleser eller betalingsterminal koster fra rundt 200 - 1.000 kroner i innkjøp, i tillegg til at leverandøren av terminalen som regel vil ta betalt per transaksjon. Transaksjonskostnadene er normalt sett på over 1,5% per transaksjon.
Kasseskuff eller pengeskrin fås i en rekke ulike prisklasser og størrelser, med ulik grad av sikkerhet. Alt fra 200 til 15.000 kroner er helt normal pris. Her må du vurdere hvor mange kunder som betaler kontant, og det generelle sikkerhetsnivået på utsalgsstedet.
Kvitteringsskriver koster som regel mellom 2.000 - 5.000 kroner. Stasjonære skrivere er ofte litt dyrere enn de mobile variantene.
Strekkodeskanner koster fra rundt 500 til 3.000 kroner, avhengig av modell og kvalitet. Det finnes også apper du kan laste ned til mobiltelefonen din.
Når du skal velge kassesystem er det viktig at du ikke utelukkende ser på prisen, men at du også tar hensyn til andre viktige faktorer. Det hjelper nemlig ikke at du betaler lite eller ingenting, dersom systemet ikke har funksjonene du trenger, eller verre, ikke følger relevant lovverk.
Still deg selv følgende spørsmål:
Mobilt eller stasjonært system? Ulike næringsvirksomheter vil ha ulike behov. Et stasjonært system kan også enkelt kombineres med for eksempel mobile betalingsautomater.
Blir kassasystemloven fulgt? Det er viktig at du ikke bruker et system som bryter loven, eller som selger informasjonen du legger inn videre til en tredjepart. Vær spesielt kritisk til gratis alternativer.
Får du de funksjonene du trenger? Kassesystemet burde legge til rette for at du skal kunne bokføre, rapportere og gjøre annet administrativt arbeid som er relevant for din virksomhet.
Kan du integrere med regnskapssystemet ditt? Det er vanligvis sånn at jo mer som går på automatikk, jo bedre. Automatisk bokføring, synkronisering og innsending av kasseoppgjør kan spare deg for veldig mye tid.
Et kassesystem kan gå inn under flere ulike navn. Mest nærliggende er kanskje kassasystem eller helt enkelt kassaapparatet eller kassa, som det ofte omtales som i det daglige. Andre benevnelser er butikkdata eller det litt mer sjeldne POS-system fra engelsk Point of Sale.
Et kassesystem består alltid av:
Kassaapparatet. Dette er maskinen du bruker for å taste inn bestillinger og for å regne ut hva som skal betales. Som regel gjøres dette på en datamaskin, men det kan også være nettbrett eller en smarttelefon.
Betalingsterminal eller kortterminal for å motta betaling med kort. Her finnes det flere ulike leverandører på markedet, enten du trenger stasjonær eller mobil terminal, med eller uten innebygget kassasystem.
Det er flere elementer som kan inngå i et kassesystem, men hva du trenger vil være avhengig av både bransje og størrelsen på virksomheten din.
Et kassesystem kan dermed også bestå av:
Varescanner eller strekkodeskanner for å lese strekkoder eller QR-koder inn i systemet. Disse fås både med og uten kabel, og finnes også som apper som kan lastes ned på telefonen eller andre enheter.
Pengeskuff eller vekselskrin brukes for å oppbevare kontanter. Det kan for eksempel være en låsbar boks eller skuffe. I større butikker er det som regel snakk om en integrert del av kasseapparatet.
Bærbar berøringsskjerm kan kobles til kassaapparatet via Bluetooth eller Wifi, og være veldig nyttig i for eksempel en restaurant.
Kvitteringsprinter som kan skrive ut godkjente kvitteringer. Det kan være både salgskvittering, returkvittering, kopikvittering og utleveringskvittering.
Det finnes svært mange ulike kassesystemer å velge mellom, og som forbruker kan dette virke noe overveldende. Her har vi samlet noen av de mest populære alternativene for små og mellomstore bedrifter.
Zettle, tidligere kjent som iZettle, har en gratis kassasystem-app med flere nyttige funksjoner for småbedrifter. Det er imidlertid verdt å merke seg at de opererer med en rekke transaksjonsgebyrer. I tillegg selger de maskinvare, både komplette pakkeløsninger og enkeltelementer som for eksempel betalingsterminal.
Extenda Go er en enkel løsning som baserer seg på nettbrett, og har et utvalg av skybaserte kassesystemer. De utvikler i all hovedsak løsninger for faghandlere og andre typer butikker, og har dermed flere viktige funksjoner som varetelling, lagerkontroll og artikkeloverføring.
MyStore retter seg i all hovedsak mot e-handel, altså nettbutikker, men leverer også skybaserte løsninger til fysiske butikker. I tillegg til programvare leverer de også hardware og annet utstyr, herunder komplette kassesystemer med både skanner, pengeskrin og berøringsskjerm. Det er Visma som eier MyStore.
Lightspeed utvikler programvare og maskinvare for serveringsbransjen, og ha funksjoner som grafisk bordkart, kjøkkenskjerm, mobilbestilling og enkel oppdatering av menyer. De baserer seg i stor grad på skybaserte løsninger, slik at du har tilgang til alt av data uansett hvor du er.
Husk at kassesystemer ikke bare er relevant for etablerte virksomheter som har tatt steget til aksjeselskap. Selv som et lite enkeltpersonforetak kan du ha god bruk for et system som kan ta imot elektronisk betaling. Det gjør ikke bare at du virker mer profesjonell og ryddig i møte med kunder, det er også sikrere for din egen del at du har minst mulig å gjøre med kontanter. Dersom du får til en integrasjon med banken eller regnskapssystemet du benytter, vil du også spare tid og penger på bokføringen.
Som tidligere nevnt kan vi skille mellom stasjonære kassesystemer, som ofte baserer seg på en datamaskin, og mobile kassesystemer som i større grad baserer seg på skyteknologi. I det følgende skal vi gjennomgå noen fordeler og ulemper med de ulike løsningene.
Stasjonære kassesystemer har vært normen svært lenge, og kommuniserer gjerne med resten av systemet ved hjelp av nettverkskabler eller Wifi. Fordelen med stasjonære løsninger er at du som regel får mer for pengene, og selve systemet vil kunne bygges langt kraftigere enn de mobile løsningene siden de ikke skal flyttes rundt. Ulempen er på den andre siden nettopp det at systemet ikke kan flyttes.
Mobile kassesystemer er rimeligere i innkjøp for en oppstartsbedrift, og en stor fordel med skybaserte kassesystemer er at du alltid har tilgang til det du trenger av data på en ekstern server. I tillegg er de lettvinte å ta med seg, slik at du kan foreta salg hvor som helst når du er på farten.
En stor ulempe med mobile kassesystemer er imidlertid at de vanligvis er avhengig av nettilgang, enten mobilnett eller WiFi. Dersom du får problemer med det trådløse nettet risikerer du dermed at du ikke kan ta i mot betaling. Mobile systemer vil også kunne ha problemer med å håndtere et stort antall kunder på en gang, da det kan være begrensninger i både båndbredde og programvare.
Det kommer neppe som en overraskelse at ulike bransjer vil ha ulike krav og behov til kassesystemet sitt. Bransjespesifikke løsninger er svært utbredt, og uansett om du driver butikk frisørsalong eller café så finnes det et kassesystem som er tilpasset dine behov.
Her har vi samlet noen gode tips til deg helt på tampen:
Benytt deg av gratistilbudene du finner. Det kan for eksempel være en gratis prøveperiode eller en gratis konsultasjon med en representant fra leverandøren. Jo flere funksjoner du får testet, jo lettere vil det være å finne det riktige kassesystemet for din bedrift.
Gjør deg kjent med lovverket som gjelder. Som næringsdrivende er du selv ansvarlig for å sette deg inn i gjeldende regler og lovverk. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til, Bokføringsloven og Kassasystemloven.
Vær oppmerksom på leverandører fra utlandet. Selv om det er en seriøs leverandør som ikke er ute etter å lure deg, er det ikke sikkert at systemene er godkjent av norske skattemyndigheter. Dersom du omsetter for under 50.000 i året kan det imidlertid være et godt alternativ, siden du da ikke er forpliktet til å ha et godkjent kassasystem.
Sjekk om kassasystemet er registrert hos Skatteetaten. De har en liste over kassesystemer der leverandøren har gått god for at systemet er i samsvar med både kassasystemlova og kassasystemforskrifta. Du finner den oppdaterte listen i sin helhet hos Skatteetaten. Dersom kassesystemet ikke lenger møter kravene i loven og forskriften, vil systemleverandøren trekke rprodukterklæringen, og kassessystemet vil bli fjernet fra listen.
Ønsker du pristilbud på kassesystem, kan du klikke deg videre rett nedenfor, så setter vi deg i kontakt med kvalitetssikrede byråer som møter dine behov. Det tar kun ett minutt å komme i gang, og det er helt uforpliktende.
