Vil du vite mer om kontoplan? I denne guiden forteller vi deg nøyaktig hva du må vite om kontoplaner, hva det er, relevante lover og regler, hva som er viktig å huske på i forbindelse med utarbeidelse av kontoplan og mye mer. Norsk Standard Kontoplan NS 4102 brukes av de fleste virksomheter i Norge. Standarden gjør det enkelt for utenforstående å sette seg inn i bedriftens regnskapstall og gjør innrapportering til det offentlige enkelt. Men vet du hvordan kontoplanen er strukturert? Og visste du at kontoplanen kan tilpasses ditt regnskap? Følg våre råd og unngå de vanligste feilene!
Ønsker du hjelp med kontoplan, kan du klikke deg videre rett nedenfor, så setter vi deg i kontakt med kvalitetssikrede byråer som møter dine behov. Det tar kun ett minutt å komme i gang, og det er helt uforpliktende.
En kontoplan er en systematisk oversikt over alle kontoene i regnskapet til en virksomhet. Bedrifter og andre virksomheter bruker kontoplaner for å organisere økonomien og gi aktuelle aktører som investorer, revisorer og aksjonærer et oversiktlig bilde av økonomien sin. Ved å skille mellom inntekter, utgifter, eiendeler og gjeld gir kontoplanen en systematisk oversikt og sørger for at rapportering til myndigheter går smidig for seg.
I dag brukes NS 4102 som kontoplan i Norge. Dette er en norsk kontoplan-standard som oppfyller regnskapslovens krav til spesifikasjon, og den brukes av de fleste virksomheter i Norge. Loven krever ikke at man bruker denne standarden, og man kan godt tilpasse den til virksomhetens eget regnskap, men fordi standarden følger de norske kravene til bokføring og regnskap, blir det enklere å levere inn næringsoppgave til myndighetene hvis man bruker NS 4102. I tillegg er denne standarden så godt kjent blant relevante aktører at det blir enklere å sette seg inn i og forstå regnskapstallene.
Med en kontoplan blir det enklere å registrere inntekter og utgifter på rett plass. Den består av en rekke kontoer, og alle kontoene er tildelt et firesifret nummer og navn. Kontoene er delt inn på en hierarkisk måte i kontoklasser, kontogrupper og kontokoder. Det første tallet i kontonummerets fire siffer viser til den mest overordnede kategorien som er kontoklasser. Det andre sifferet viser til kontogruppe, mens det tredje og fjerde sifferet forteller deg hvilken konto det er. Nedenfor finner du en oversikt over de åtte kontoklassene i en norsk kontoplan:
Innenfor alle disse kontoklassene finner vi kontogrupper som representeres av det andre sifferet i kontonumrene. Eksempelvis finner vi blant annet kontogruppe 1000 - 1099 "immaterielle eiendeler" og kontogruppe 1100 - 1199 "tomter, bygninger og annen fast eiendom" under kontoklasse eiendeler (1000 - 1999).
Under hver kontogruppe finner vi de ulike kontoene. Du finner for eksempel konto 1030 "Patenter" og 1080 "Goodwill" under kontogruppe 1000 - 1099 "Immaterielle eiendeler". Denne kontogruppen tilhører igjen kontoklasse 1000-1999: "Eiendeler".
Kontoplan kan være ukjent for mange, særlig hvis man nylig har startet opp og man ikke har erfaring med å føre regnskap. Her skal vi se nærmere på noen sentrale begreper relatert til kontoplan.
Balanse: Regnskapet er delt i to deler, balanse og resultat. Balanseregnskapet baseres på kontoklasse 1000 - 1999 og 2000 - 2999, som viser hva bedriften din eier og hva den skylder. Eiendelene (kontoklasse 1000 - 1999) finner vi på debetsiden av et balanseregnskap, og det du skylder (kontoklasse 2000 - 2999) er på kreditsiden. Typiske eiendeler kan være inventar, biler, kontanter og så videre, mens det du skylder kan være lån, aksjekapital, merverdiavgift og lignende. Kreditsiden skal vise hvordan eiendelene er finansiert og skal oppveie hverandre slik at balansen blir null. Balansen er nyttig for å sjekke bedriftens status i løpet av året. Balansen vil imidlertid ikke være null før balanseregnskapet avsluttes ved årsslutt fordi inntekter og utgifter fra resultatregnskapet overføres til balanseregnskapet på dette tidspunktet.
Resultat: Resultatet utgjør den andre delen av regnskapet. Resultatregnskapet viser bedriftens inntekter på den ene siden og utgifter knyttet til driften på den andre siden. Her skal inntekter føres på kredit og utgifter på debet. I kontoplanen er det kontoklasse 3000 - 3999 "Salgs- og driftsinntekter" og noen kontoer under kontoklasse 8000 - 8999 "Finansinntekter og kostnader" som utgjør inntektssiden av resultatregnskapet. Kostnadene i resultatregnskapet finner vi i de øvrige kontoklassene i kontoplanen. Eksempelvis kan du føre inn inntekter fra salg på inntektssiden og utgifter som lønn, inventar og varekjøp på kostnadssiden. Ved å trekke summen av kostnader fra summen av inntekter kommer du frem til resultatet. Resultatet brukes til å se om du tjener penger og for å finne ut omtrentlig hvor mye du skal betale i skatt. Overskudd og underskudd i resultat skal føres over til egenkapital i balansen.
Saldobalanse: Saldobalanse er ikke det samme som balanse. Saldobalansen er en oversikt over alle kontoene med bokførte beløp i regnskapet. Som hovedregel skal saldobalansen være null i løpet av året. Den gir en rask og forenklet oversikt over regnskapet uten å gå for mye i detalj. Saldobalansen brukes for å sjekke om tallene i regnskapet stemmer. Ved bokettersyn kan skatteetaten kreve å få se rapport om saldobalanse. Du kan for eksempel sjekke saldobalansen for å finne ut om det du har ført i regnskapet stemmer overens med det som står på bankkonto. Saldobalansen skal alltid være null fordi alle transaksjoner skal registreres på minst to steder, både som debet og som kredit, med like store summer. Dette kalles dobbel bokføring.
Som næringsdrivende er det viktig å vite hvilke plikter du har. I Norge har de aller fleste bedrifter bokføringsplikt. Denne plikten innebærer at du må føre regnskap etter reglene i bokføringsloven og bokføringsforskriften. Bokføringsplikten gjelder for alle aksjeselskap og de fleste enkeltpersonforetak. Hvis enkeltpersonforetaket ditt har lavere inntekt enn 50.000 kroner i året, er du unntatt bokføringsplikten. Tjener du mindre enn 50.000, er det likevel viktig at du kan dokumentere inntekter og utgifter for å vise at du ikke har bokføringsplikt.
Mange har også regnskapsplikt. Denne plikter gjelder for alle aksjeselskap, men de fleste enkeltpersonforetak er unntatt. Et enkeltpersonforetak har bare regnskapsplikt hvis bedriften har et gjennomsnittlig antall ansatte som overstiger 20 årsverk eller har mer 20 millioner kroner i eiendeler. Regnskapspliktige virksomheter må årlig levere inn årsregnskap til Regnskapsregisteret. Regnskapet må være i henhold til kravene i regnskapsloven.
Selv om alle som fører regnskap, må forholde seg til en kontoplan, trenger du ikke nødvendigvis bruke NS 4102-standarden. Du kan også bruke Excel eller et annet oppsett, men det er viktig at kontoplanen du bruker, oppfyller regnskapslovens krav til spesifikasjon. NS 4102 oppfyller alle disse kravene. For statlige virksomheter ble det obligatorisk å bruke standard kontoplan fra 2014.
I 2020 ble det innført krav om at alle må bruke eksportformatet SAF-T for å sende inn regnskapsinformasjon til myndighetene. SAF-T-formatet er basert på Norsk Standard Kontoplan (NS 4102) og de fleste regnskapsprogram på markedet bruker allerede dette formatet. Loven krever at du kan eksportere regnskapet i SAF-T-format ved bokettersyn. Bokettersyn utføres av skatteetaten og er en kontroll av regnskapet til aksjeselskap og enkeltpersonforetak. Ved bokettersyn får du beskjed på Altinn, og en kontrollør vil typisk stille deg noen spørsmål og be om innlevering av dokumentasjon. Bokettersyn utføres for å kontrollere at bedrifter følger reglene i regnskapsloven, betaler skatten de skal, lønner sine ansatte og lignende.
Når bedriften din når en viss størrelse kan det være lurt å bruke en regnskapsfører som kan ta seg av regnskapet til bedriften. I oppstartsfasen kan du imidlertid gjøre det meste selv, men etterhvert som bedriften vokser, du får stadig flere oppgaver og mindre tid til overs, blir det hensiktsmessig å overlate regnskapsarbeidet til fagfolk. Noen velger å ansette en regnskapsfører internt i bedriften, mens andre bruker eksterne regnskapstjenester hos regnskapsfirma. Hva som er det beste alternativet avhenger ofte av mengden regnskapsarbeid. Har du bare behov for enkelte tjenester, er det gjerne enklere å bruke et eksternt regnskapsfirma. På den måten kan du velge å gjøre noe selv og overlate resten til regnskapsfører. Hvis regnskapsarbeidet er omfattende, vil det ofte lønne seg å ansette en egen regnskapsfører i bedriften.
Prisen for en regnskapsfører kan variere i nokså stor grad. De fleste tar en timepris mellom 700 og 1.500 kroner timen. Det er også mulig å kjøpe bestemte regnskapstjenester fra regnskapsfirmaer til fastpris. Det lønner seg uansett å hente inn pristilbud fra flere regnskapsførere før du velger å engasjere noen. Det vil bidra til at du får et realistisk bilde av prisnivået der du bor, slik at du slipper å betale for mye. Du kan hente inn pristilbud ved å benytte deg av anbudstjenester eller ved å kontakte regnskapsfirmaer direkte for å be om et tilbud. Som tommelfingerregel bør du hente inn minst tre forskjellige tilbud slik at du har tilstrekkelig sammenligningsgrunnlag. Du kan også hente inn flere enn dette. Når du mottar pristilbud, bør du sjekke hva som er inkludert i tilbudene, om det tas forbehold i pris og om eventuelle tjenester kommer i tillegg. Du trenger ikke nødvendigvis velge det billigste alternativet. Finner du en regnskapsfører som har lang erfaring og fremstår særlig dyktig, kan det være verdt å betale litt mer.
I dag kommer du også langt med et godt regnskapsprogram. De fleste regnskapsprogram er basert på Norsk Standard Kontoplan (NS 4102) og du kan derfor være sikker på at de oppfyller alle krav til spesifikasjoner etter regnskapsloven. Regnskapsprogrammene varierer også noe i pris, men som regel trenger du ikke betale mer enn 100 - 300 kroner i måneden, alt etter hva slags abonnement du velger og hvilke funksjoner du trenger. Regnskapsprogrammene i dag er veldig brukervennlige og tilpasset nybegynnere. Du kan benytte deg av gratis prøveperioder for å finne ut hvilket program du liker best og hvilke program som har de funksjonene du trenger. Om du trenger hjelp til bruk av regnskapsprogrammet, har de fleste aktørene omfattende guider med forklaringer på de ulike funksjonene. Mange har også chat-support du kan benytte deg av ved behov.
Selv om det er vanlig å bruke Norsk Standard Kontoplan, er det ikke lovpålagt. Denne kontoplanen kan også tilpasses etter dine egne behov, men det er sjeldent lurt å endre den i for stor grad eller å fjerne de vanligste kontoene. Hvordan du eventuelt tilpasser kontoplanen avhenger i stor grad av regnskapet ditt og virksomheten du driver. Mindre bedrifter har som regel ikke behov for så veldig stor grad av detaljering, mens det motsatte gjerne er tilfellet for større virksomheter. Norsk Standard Kontoplan er svært detaljert og mange kontoer kan med fordel slås sammen. Under kontoklasse 6000 - 6999 "Driftskostnader" finner du eksempelvis flere forskjellige kontoer for ulike typer verktøy som motordrevet verktøy, hjelpeverktøy, håndverktøy og spesialverktøy. Disse kan du slå sammen til en konto som bare heter verktøy dersom du finner det hensiktsmessig.
Hvis du fører regnskap selv uten hjelp fra en regnskapsfører, kan det noen ganger være vanskelig å finne ut hvilke kontoer du skal føre ulike inntekter og kostnader på. Da er det viktig at du tar deg tid til å sjekke kontoene i regnskap slik at det føres på riktig konto. En vanlig feil mange gjør er å føre varekostnader på feil sted. Om du har et malerfirma og kjøper inn maling som du skal bruke på å utføre maleoppdrag for kunder, skal disse føres på kontoklasse 4 "Varekostnader". Det skyldes at malingen kjøpes for å utføre tjenester. Men hvis malingen er kjøpt for å male bedriftens lokaler, skal kostnaden føres opp på kontogruppe 63. På samme måte er det mange som fører kostnader til kjøp av datamaskin under kontoen for kontorkostnader, men hvis datamaskinen er kjøpt for å levere tjenester til en kunde, skal det føres opp som et verktøy under konto 6551 "Datautstyr". Er du usikker på hvilken konto du skal bruke, bør du tenke over hva som er formålet med kostnaden og gjøre det kjent med de ulike kontoklassene og kontogruppene.
Ønsker du hjelp med kontoplan, kan du klikke deg videre rett nedenfor, så setter vi deg i kontakt med kvalitetssikrede byråer som møter dine behov. Det tar kun ett minutt å komme i gang, og det er helt uforpliktende.
