Vil du vite mer om fakturaprogram? Har du behov for å sende en faktura for varer eller tjenester du har solgt? Har du opprettet enkeltpersonforetak og ser etter et fakturaprogram for å sende ut godkjente fakturaer? I denne guiden forteller vi deg nøyaktig hva du må vite om fakturaer, hva som er en gyldig faktura, hvordan du kan opprette faktura, og mye mer. Er du klar over at du kan sende godkjent faktura som privatperson? Visste du at det ikke er lov å snekre sammen en egen faktura i Word? Heldigvis finnes det mange fakturaprogram som enkelt lar deg opprette gyldige fakturaer. Følg våre råd og unngå de vanligste feilene!
Ønsker du pristilbud på fakturaprogram, kan du klikke deg videre rett nedenfor, så setter vi deg i kontakt med kvalitetssikrede byråer som møter dine behov. Det tar kun ett minutt å komme i gang, og det er helt uforpliktende.
Som mottaker av en faktura eller regning legger man kanskje ikke merke til all informasjonen som står på dokumentet, bortsett fra kontonummer og summen som skal betales. Skal man derimot sende ut sin første faktura, oppdager man fort at man ikke bare kan skrive ned noen tall på et papir. En faktura er et salgsdokument, og som næringsdrivende er man pliktig til å utstede en faktura når man skal ta betalt for noe. Det stilles tydelige krav til hvilke opplysninger som må fremkomme av en faktura. Det er blant annet ikke mulig å bestemme fakturanummeret selv, fordi alle fakturaer må ha et unikt og kontrollerbart fakturanummer. I praksis er det derfor bare to måter å utstede en gyldig faktura på:
For de fleste, om ikke alle, er det første alternativet det mest lettvinte. Dersom man ønsker å benytte seg av et digitalt fakturaprogram kan man enten velge et som er tilgjengelig online, altså at man logger seg på deres sider og bruker tjenester derfra. Det andre alternativet er å kjøpe et program man laster ned på sin egen datamaskin. Fordelen med sistnevnte alternativ er at programmet også vil være tilgjengelig uten at man er koblet til internett. Hovedtjenesten til et fakturaprogram er å sette sammen en faktura basert på informasjon man selv fyller inn, som pris, kontonummer, varebeskrivelse, antall varer levert og forfallsdato. Programmet vil deretter legge til obligatorisk informasjon som kreves etter bokføringsloven:
I tillegg til den obligatoriske informasjonen nevnt over, kan man legge til annen praktisk informasjon som leveringsdato, mottaker sitt navn og organisasjonsnummer, og/eller eventuelle rabatter. Den ferdige fakturaen skal gis til kunden, enten personlig, på e-post, i posten, som eFaktura eller som EHF.
Det finnes mange ulike fakturaprogram tilgjengelig på internett. Noen program lar deg produsere enkle faktura gratis, mens andre tilbyr en gratis prøveperiode, eller et begrenset antall fakturaer kostnadsfritt. Det er med andre ord ikke vanskelig å få laget en lovlig faktura gratis. Hvilket fakturaprogram og hvilke tjenester man skal satse på, er avhengig av hva slags behov man har og hvor avansert bedriftsvirksomhet man har. Trenger man bare én faktura eller en faktura en gang i blant, holder det kanskje å benytte seg av en gratis tjeneste. Det samme gjelder dersom man skal sende faktura som privatperson, og spesielt om man ikke er mva-pliktig. Ønsker man mer avanserte tjenester, som masseutsendelser eller egen logo, må man som regel bli kunde. Noen fakturaprogram lar brukere betale en fast pris per faktura eller et fast månedsbeløp. Mange selskap tilbyr også årsabonnement, og prisene ligger på rundt 600 kroner til 2000 kroner og oppover per år. Fordelen med å bli fast kunde er at man ofte får tilgang til tjenester som faller inn i kategorien regnskapstjenester. Man har dermed tilgang til både fakturaprogram og regnskapsprogram.
Skal man å sende faktura som næringsdrivende bør man bruke litt tid på å vurdere de ulike tjenestene, og hva man vil ha behov for etter hvert som bedriften vokser. Hvis bedriften tjener over 50.000 kroner i løpet av 12 måneder er den bokføringspliktig, og det kan være mer hensiktsmessig å benytte seg av et regnskapsprogram fremfor et fakturaprogram. Mange selskap som tilbyr fakturaprogram legger til rette for at man kan oppgradere til et regnskapsprogram dersom man har behov for det. Tilbud om gratis fakturautsendelse er for mange selskap en måte å få nyetablerte næringsdrivende til benytte seg av selskapets tjenester, for deretter å bli betalende kunder når behovet for flere tjenester oppstår. Det er derfor lurt å undersøke hvilke mulighet man har for å utvide kundeforholdet sitt når man velger et fakturaprogram, og hva det eventuelt vil koste.
Dersom man driver en bedrift av en viss størrelse, for eksempel om man omsetter for mer enn 50.000 kroner i året, må man sende inn Skattemelding for næringsdrivende. I slike tilfeller kan det lønne seg å undersøke om det faktura- og regnskapsprogrammet man ønsker å bruke er kompatibelt med Altinn. Det finnes nemlig flere regnskapsprogram som lar brukere laste inn informasjon direkte fra programmet til Altinn for å fylle ut skattemelding. Dette kan underlette prosessen med å fylle ut skattemeldingen. En slik automatisk prosess vil mulig bli påbudt om kort tid, men i første omgang kun for store bedrifter med en betydelig omsetning.
Alle har et forhold til regninger og fakturaer, men når man selv skal sende ut en faktura, kan det dukke opp begreper man kanskje ikke kjenner like godt. Nedenfor følger en liten oversikt over noen betegnelser man bør vite om, og sette seg inn i, når man skal undersøke ulike fakturaprogram:
Bilag er et dokument som stadfester informasjon som er oppført i regnskapet. Vanlige bilag er for eksempel faktura, kvitteringer eller timeliste.
AvtaleGiro er en tjeneste for automatisk betaling av faste regninger. AvtaleGiro er en avtale mellom banken og kunden, og innebærer automatisk trekk direkte fra konto. Fordelen med en slik avtale er at man slipper å legge inn konto- og KID-nummer hver gang man skal betale faste regninger, og summen trekkes på forfallsdato.
eFaktura står for elektronisk faktura, og er en faktura som sendes direkte til nettbanken til mottakeren, ferdig utfylt med kontonummer, KID-nummer og beløp. En eFaktura kan sendes fra bedrifter til privatpersoner, og utsteder må inngå en avtale om dette med hver enkelt mottaker. For å sende eFaktura må man i tillegg inngå en avtale med banken og tilrettelegge et eget system for dette. Det er derfor ikke vanlig at grunnleggende fakturaprogram tilbyr eFaktura.
EHF står for elektronisk handelsformat, og er en norsk tilpasning til et felleseuropeisk fakturaformat. EHF-faktura er en elektronisk faktura som sendes direkte til mottakers økonomisystem. EHF benyttes spesielt av statlige og kommunale virksomheter, så dersom man vet at man skal sende faktura til offentlige virksomheter kan det lønne seg å undersøke om fakturasystemet man ønsker å benytte har støtte for denne tjenesten.
Kreditnota er et dokument som korrigerer eller opphever en faktura som allerede er opprettet. Det er ikke tillatt å slette en faktura, selv om den inneholder feil. I stedet må man opprette en kreditnota som utgjør en motpost til den uønskede fakturaen. Dersom faktura allerede er betalt av mottaker vil en kreditnota være et dokument som bekrefter at mottaker har penger til gode hos avsender.
KID-nummer er et kundeidentifikasjonsnummer som brukes når man betaler en regning for å identifisere hvilken faktura innbetalingen gjelder. Bruk av KID-nummer er spesielt gunstig for de som har utstedt faktura, fordi de slipper å registrere innbetalingen manuelt.
Inkasso er betegnelsen som brukes om å kreve inn penger fra kunder for forfalte regninger. Regler for inkasso bestemmes av inkassoloven. Man kan sende et inkassovarsel 14 dager etter at en faktura har forfalt, men det er vanlig å sende en eller flere betalingspåminnelser først. Hvis det som skyldes ikke er betalt innen 14 dager etter at inkassovarselet er sendt ut, kan man starte inkasso.
Mva står for merverdiavgift og er en skatt man som forbruker betaler på nesten alle varer og tjenester i Norge. Næringsdrivende krever inn denne skatten på vegne av staten når de tar betalt fra sine kunder.
Det finnes mange fakturaprogram å velge mellom for de som har behov for å opprette og sende en godkjent faktura. Dersom du ønsker å undersøke mulighetene kan du starte med å lese nærmere om følgende alternativer:
Debet AS tilbyr gratis fakturaprogram til både bedrifter og privatpersoner i Norge. Programmet er nettbasert og tilrettelagt for brukere uten ekstra datakunnskaper. Brukere får blant annet tilgang til kunderegistre, sendte fakturaer og rapporter.
SendRegning er et online fakturaprogram som lar brukere sende og følge opp regninger. Man har tilgang til funksjoner som EHF, KID-nummer, inkasso, avtalegiro og annet. Man kan benytte seg av en gratis testperiode, og deretter betaler man en sum per faktura man sender ut.
Conta er et (delvis gratis) faktureringsprogram som tilbyr ubegrenset fakturautsendelse. De har diverse ekstratjenester og tilleggspakker som krever ekstra kostnad. Programmet tilbyr i tillegg tjenester som å registrere flere brukere, kunder, varer og firmaer. Dette gjør at programmet er svært fleksibelt, og det er et av de mest brukte fakturaprogrammene i Norge.
Visma koster 119 kroner måneden, og lar brukere opprette og sende et ubegrenset antall faktura elektronisk eller som PDF. Programmet egner seg spesielt for enkeltpersonforetak og små bedrifter.
Fakturanett er et online fakturaprogram hvor man kan registrere fem kunder gratis. Programmet lar brukere opprette og sende faktura på e-post. Ønsker man en utvidet tjeneste koster det 49 kroner i måneden.
Det er i praksis ikke lov å produsere sine egne fakturaer i Norge. Selv om man med enkle grep kan lage en faktura som inneholder all obligatorisk informasjon vil man ikke kunne skaffe det som etter bokføringsloven omtales som maskinelt tildelt nummer med en kontrollerbar sekvens. Det er derfor alltid anbefalt å benytte seg av et fakturaprogram dersom man har behov for å sende en faktura.
Formålet med et på forhånd fastsatt nummersystem er å forhindre at det sendes faktura som ikke blir registrert. Lager man sine egne fakturaer kan man for eksempel sende ut mange fakturaer med samme nummer, men bare inkludere én av de i regnskapet. Når man gjennomgår regnskapet, eller ved bokettersyn eller revisjon, skal alle fakturanumrene være tilgjengelig i riktig rekkefølge. Krav om en ferdig produsert rekke av fakturanummer gjør at man heller ikke kan slette eller kaste en faktura. Dersom man har behov for å korrigere en feilsendt faktura må man opprette en kreditnota, som nullstiller en faktura man ønsker å utelate fra regnskapet.
Hvis man trenger å sende en faktura som privatperson kan man også benytte seg av et fakturaprogram. Det kan for eksempel være relevant dersom man trenger betaling fra et firma, da de ofte må ha en gyldig faktura til sitt regnskap. I et slikt tilfelle fyller man bare inn fødselsnummer og navn istedenfor organisasjonsnummer og bedriftsnavn.
Det er altså fullt mulig å opprette en gyldig faktura ved å bruke et fakturaprogram, men hva gjør man med den etter at den er sendt til kunden? Nedenfor følger en enkel oppsummer over hvordan man skal forholde seg til utsendelse av faktura.
Ønsker du pristilbud på fakturaprogram, kan du klikke deg videre rett nedenfor, så setter vi deg i kontakt med kvalitetssikrede byråer som møter dine behov. Det tar kun ett minutt å komme i gang, og det er helt uforpliktende.
