Vil du vite mer om det å lage faktura? I denne guiden forteller vi deg nøyaktig hva du må vite om fakturering, inkludert hva du må gjøre for å opprette en faktura, hva det pleier å koste, hvilke regler som gjelder, og mye mer. Visste du at du som privatperson også kan sende faktura? Og er du klar over hvilke formkrav du må forholde deg til når du fakturerer? Følg våre råd og unngå de vanligste feilene!
Ønsker du hjelp med å lage faktura, kan du klikke deg videre rett nedenfor, så setter vi deg i kontakt med kvalitetssikrede byråer som møter dine behov. Det tar kun ett minutt å komme i gang, og det er helt uforpliktende.
En faktura er enkelt forklart et dokument som sendes til kunder, for å kreve inn betaling for varer eller tjenester. Dette dokumentet fyller to funksjoner: For det første er det et salgsdokument som bekrefter at det har blitt levert en vare eller tjeneste, og for det andre er det en veiledning til kjøper som sier noe om hvordan vedkommende skal betale dette kravet. Der kvitteringen er dokumentasjon på at betalingen er gjennomført, er altså fakturaen dokumentasjon på at betalingen skal gjennomføres.
Fakturaer kan sendes både fysisk og elektronisk, og begge formatene regnes som like gyldige. De siste årene har e-faktura vært regelen heller enn unntaket, men det er ikke alle digitale fakturaer som regnes som elektronisk faktura. En elektronisk faktura skal sendes som en datafil som skal kunne importeres direkte i mottakerens fakturasystem. Dette er spesielt vanlig mellom aktører i næringslivet, men gjelder også for for eksempel avtalegiro og e-faktura som du får direkte i nettbanken din. En faktura som sendes i PDF-format på e-post, regnes dermed ikke som en elektronisk faktura ifølge Altinn, selv om vi gjerne omtaler det som e-faktura i dagligtalen. I tillegg har vi såkalte EHF-fakturaer, som i økende grad kreves i både offentlige og private virksomheter. Dette kommer vi tilbake til litt senere i teksten.
Både firmaer og privatpersoner har anledning til å sende faktura, men det er mest vanlig at det sendes fra bedrifter til privatpersoner, eller mellom bedrifter. Faktura fra privatperson til bedrift, eller mellom privatpersoner, er mer uvanlig. I alle tilfeller er det klare regler for hva en faktura skal inneholde og hvordan man kan fakturere, og disse gjelder uansett hvem som sender fakturaen. Dette kommer vi nærmere inn på i avsnitt 5, “Lover og regler”.
Som du forstår, kan du lage fakturaen selv, men det er altså klare regler knyttet til hvordan dette skal gjøres. Det er mest vanlig å benytte seg av et regnskapsprogram eller fakturaprogram for å opprette og sende fakturaer. Dette kan være programvare du laster ned på datamaskinen, eller et nettbasert system som du får tilgang til online.
Med dagens programvare er det lite sannsynlig at du vil trenger veiledning eller assistanse fra en regnskapsfører eller andre fagfolk når det gjelder fakturering. I et fakturaprogram vil du få et automatisk generert fakturanummer, og det vil som regel fremgå tydelig hva slags informasjon du må fylle ut for at fakturaen skal være gyldig.
Har du et enkeltpersonforetak som bare sender ut et par fakturaer måneden, kan det dermed lønne seg å ta seg av denne jobben selv. Større bedrifter som kanskje må sende ut et større antall fakturaer opptil flere ganger i måneden, kan vurdere om det vil være hensiktsmessig å heller bruke en regnskapsfører.
I neste seksjon skal vi se litt nærmere på hva de ulike alternativene kan koste.
Det finnes faktisk flere fakturaprogrammer som tillater deg å opprette faktura helt gratis. Dette vil gjelde for et begrenset antall fakturaer, men for mange små bedrifter og enkeltpersonforetak vil dette kunne være tilstrekkelig.
Disse programmene gir deg helt enkelt en fakturamal du kan fylle ut, med et automatisk generert fakturanummer i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Både privatpersoner og bedrifter kan benytte seg av slike gratisprogrammer, men dersom du har en bedrift, vil du som regel få behov for flere funksjoner underveis, slik at du etterhvert kan se deg nødt til å utvide til en betalt versjon.
Eksempel på programmer som lar deg opprette og sende faktura gratis:
Systima er et gratis faktureringsprogram for både privatpersoner og bedrifter. Det lar deg sende et ubegrenset antall fakturaer helt gratis. Dette er imidlertid et rent fakturaprogram, som vil si at de ikke har andre funksjoner knyttet til bokføring eller annen regnskapsføring. De støtter heller ikke EHF-formatet.
Centiga er et gratis faktureringsprogram som støtter både EHF og PDF, og du kan sende et ubegrenset antall fakturaer uten ekstra kostnader. Du får også en rekke grunnleggende funksjoner til regnskapsføring helt gratis, mens enkelte tjenester ligger bak betalingsmur. Det gjelder for eksempel lønnsmodul, fakturatolk og automatisk bokføring.
Conta lar deg opprette og laste ned opp til 20 gratis fakturaer, deretter koster det rundt 10 kroner per faktura. Dersom du har behov for flere regnskapsfunksjoner, kan du utvide til et månedsabonnement, som koster mellom 100 - 200 kroner.
Dersom du vurderer å gå rett til et regnskapsprogram, et økonomisystem eller et regnskapssystem, anbefaler vi å lese guiden vår til regnskapsprogrammer. Disse vil som regel koste mellom 100 og 500 kroner i måneden, og da får du altså fakturaprogram og regnskapsprogram i ett. Hvis du ser etter et eget program til fakturering, har vi en guide om fakturaprogrammer også!
Det er ikke alle som har lyst eller tid til å sende fakturaer og føre regnskap selv, og da vil en regnskapsfører kunne være et godt alternativ. Husk at du ikke trenger å ansette en person på heltid for å gjøre dette. Du kan for eksempel hyre regnskapsføreren til å ta seg av forefallende arbeid et par ganger i måneden. Til og med enkeltpersonforetak med lav omsetning kan sette bort fakturering og regnskapsføring, hvis man føler at dette er noe man ikke takler så bra eller har oversikt over.
Vanlig timepris for en regnskapsfører er mellom 600 og 1.400 kroner per time. Prisen kan også beregnes basert på antall bilag eller antall ansatte i bedriften, og da prises det gjerne med fastpris for et helt år, fra rundt 10.000 kroner og oppover.
Selv om du i teorien kan utstede fakturaer på papir, vil vi helt klart anbefale at du gjør dette elektronisk. Ikke bare vil det være mye enklere for din del, det er også slik at flere virksomheter, både private og offentlige, krever elektronisk faktura. Det første du burde gjøre, er å kartlegge dine egne behov, og finne et egnet regnskapsprogram. Det du spesielt burde ta med i vurderingen, er hvilke funksjoner du vil kunne komme til å trenge i fremtiden.
I fakturaprogrammet vil du som regel ha mulighet til å opprette en kontaktliste, som er et register over de kundene du pleier å sende faktura til. Da kan du enkelt hente frem kontaktinformasjonen slik at den fylles ut automatisk neste gang du skal sende dem en faktura. Selve fakturaen fyller du dermed ut som en mal, der fakturanummeret genereres i fakturaprogrammet og resten fylles ut av deg - ved hjelp av kontaktlisten.
Deretter vil det variere litt hvilke formater du kan sende fakturaen i, men som regel vil du kunne laste den ned som en PDF slik at du kan sende den på e-post til kunden. Mange programmer har også funksjoner for å kunne fakturere med EHF-faktura, via Vipps eller som SMS.
EHF står for Elektronisk Handelsformat, og benyttes av primært offentlige virksomheter for fakturamottak, men også i økende grad av private virksomheter. Med EHF vil fakturaen kunne sendes direkte inn i mottakerens økonomisystem, men det krever også at avsender benytter seg av et fakturasystem som støtter dette formatet. Mottakeren må også være registrert i ELMA for å kunne motta faktura i dette formatet, så du kan ikke sende EHF-faktura til for eksempel privatpersoner.
Du skal alltid fakturere med MVA dersom du er registrert i merverdiavgiftsregisteret, og her må du registrere deg så snart du har passert 50.000 kroner i omsetning. Det vil si at dette gjelder fra og med den fakturaen som tar deg over 50.000 kroner, slik at du sannsynligvis må etterfakturere MVA.
Dette gjøres på følgende måte:
Det er først og fremst bokføringsloven, og spesielt bokføringsforskriften, kapittel 5-1 “Dokumentasjon av salg av varer og tjenester”, som inneholder reguleringene som sier hvordan en faktura skal utformes. I tillegg er det enkelte ting som faller inn under god forretningsskikk eller bokføringsskikk, derunder hva fakturaen burde inneholde, selv om det ikke nødvendigvis er lovpålagt. Dette kommer vi tilbake til i siste seksjon, “Viktig å huske på”.
En av de aller viktigste reglene er at du ikke bare kan sette deg ned og lage en faktura med penn og papir på et tilfeldig ark. Du kan heller ikke benytte deg av et tilfeldig valgt tekstbehandlingsprogram eller lage en faktura selv ved hjelp av digitale regneark, for eksempel i Word eller Excel. Dette har tidligere vært en mulighet, noe som fortsatt skaper forvirring.
Du har altså enkelt og greit to muligheter når du oppretter en ny faktura:
Automatisk generert fakturanummer. Dette får du ved hjelp av et fakturaprogram som fortløpende genererer fakturanummer på fakturaene du oppretter, slik at du bare trenger å fylle inn de øvrige opplysningene. Fakturaen kan deretter sendes elektronisk.
Forhåndskjøpte fakturablanketter med påtrykt fakturanummer. Da kan ikke fakturanummeret endres manuelt. Ulempen er at denne enten må skannes inn før den sendes digitalt, eller sendes per post.
Det er flere andre krav til hva en faktura skal inneholde:
I tillegg er det et par andre lover som vil påvirke normene for fakturering:
Inkassoloven, som regulerer hvordan du kan følge opp ubetalte krav.
Forsinkelsesrenteloven, som regulerer hvilke renter du kan legge til ubetalte fakturaer.
Det er flere andre ting en faktura burde inneholde, dersom du skal følge god forretningsskikk, og god bokføringsskikk. Dette er altså ikke lovpålagte krav, men normer og regler som det kan være greit å være klar over, og som du burde rette deg etter dersom det lar seg gjøre.
Fakturaen burde inneholde:
Selgers utvidede kontaktinformasjon. Det kan for eksempel være telefonnummer, e-post eller link til en eventuell nettside.
Informasjon om hva som skjer ved for sen betaling. Dersom det vil medføre purregebyr burde dette fremgå av fakturaen, med den aktuelle satsen.
Informasjon om hvordan kjøper skal betale. Som et minimum vil det inkludere bankkontonummer for overføring, og ofte også et KID-nummer (kundeidentifikasjonsnummer) eller referansenummer.
Feil kan skje. Kanskje du glemte å føre på merverdiavgiften, eller kunden ombestemte seg og ønsker å returnere varen. Da kan det være fristende å bare slette hele fakturaen og late som ingenting. Ingen skade skjedd, eller?
Så enkelt er det ikke, og du har heller ikke lov til å slette en faktura som har blitt opprettet. Dersom du skal fjerne eller korrigere en faktura, må det opprettes en såkalt kreditnota, som regulert i bokføringsloven. Det er også anbefalt at du da for enkelhets skyld krediterer hele fakturaen, og ikke bare de delene som er feil. Dersom du benytter deg av et regnskapsprogram, er dette som regel en innebygget funksjon som er enkel å bruke.
Ønsker du hjelp med å lage faktura, kan du klikke deg videre rett nedenfor, så setter vi deg i kontakt med kvalitetssikrede byråer som møter dine behov. Det tar kun ett minutt å komme i gang, og det er helt uforpliktende.
.jpg)
